Wat zeg je tegen een medewerker die vastloopt?

“Ik weet het ook niet.” Dat is een zin die weinig leidinggevenden hardop zeggen in een gesprek met iemand die vastloopt, en het is vaak precies de zin die het gesprek opent.

Je ziet iemand worstelen, je wilt helpen, en je hebt geen oplossing, niet meteen en misschien zelfs helemaal niet. Dan komt dat ongemakkelijke moment waarop je iets moet zeggen terwijl je niet weet wat. Ik ken dat moment goed, want ik ben er zelf lang voor weggelopen. Wat ik heb geleerd in het coachend leidinggeven is dat die leegte geen tekortkoming van jou is, maar vaak de plek waar het echte gesprek begint.

Willen oplossen komt ergens vandaan

Als je iemand bent die graag dingen oplost, dan is het lastig als je iemand niet direct kunt helpen. Dat is geen karakterfout, want het komt voort uit betrokkenheid, uit verantwoordelijkheidsgevoel en uit de wens dat het goed gaat met de mensen om je heen. In veel situaties is dat ook precies wat er nodig is: wie vastzit op een praktisch probleem is geholpen met een praktisch antwoord.

Ik weet hoe sterk die reflex is, want ik heb hem ook op mezelf toegepast. Toen ik in 2017 een burn-out kreeg, maakte ik van mijn herstel vrijwel onmiddellijk een nieuw project. Mijn bewijsdrang was niet weg, die was alleen naar een nieuw werkterrein verplaatst. Het heeft me laten zien hoe verleidelijk het is om ongemak om te zetten in een taak, en hoe weinig dat soms oplevert.

Want niet alles wat iemand in een gesprek bij je neerlegt is een probleem dat om een oplossing vraagt. Soms legt iemand iets neer wat hij zelf nog aan het ontrafelen is, en dan is jouw oplossing, hoe goed ook, een deur die dichtgaat.

Je mag zeggen dat je het niet weet

Dit vinden veel leidinggevenden het lastigst, en ik vond het dat zelf ook lang. Je mag best toegeven dat je niet direct een antwoord of oplossing hebt voor die ander.

Er zit een hardnekkig idee achter dat je als leidinggevende het overzicht hoort te hebben en dat “ik weet het ook niet” zwakte uitstraalt. Mijn ervaring is het omgekeerde, want kwetsbaarheid is geen zwakte. Als jij durft te zeggen dat je het niet weet, laat je zien dat niet weten hier geen gevaar is, en dat maakt het voor de ander veiliger om ook iets te zeggen wat hij nog niet helemaal rond heeft.

Een veilige werkomgeving ontstaat dus niet doordat jij alle antwoorden hebt, maar doordat mensen merken dat ze niet alles hoeven te weten om serieus genomen te worden.

Hoe je dat gesprek voert

Ik geef je geen script, want een script voelt je gesprekspartner meestal aan. Maar er zijn wel manieren om iets te zeggen zonder meteen op te lossen.

Je kunt benoemen wat je ziet, zonder er een conclusie aan te hangen, bijvoorbeeld: “Ik merk dat dit je bezighoudt. Ik heb er nu zelf geen antwoord op, maar ik wil er graag naar luisteren.”

Je kunt ook een vraag stellen en daarna echt wachten:

• “Wat is hier voor jou nu het zwaarste aan?”
• “Wat heb je zelf al geprobeerd, en wat gebeurde er toen?”
• “Wat zou je nodig hebben om een stap te kunnen zetten?”

Dat zijn geen therapeutische vragen, maar gewone vragen uit oprechte nieuwsgierigheid, en ze werken omdat ze de ander centraal zetten in plaats van het probleem.

Wat ik liever niet hoor in zo’n gesprek zijn zinnen als “je moet gewoon even gas terugnemen” of “iedereen heeft het druk”. Niet omdat ze onwaar zijn, maar omdat ze het gesprek afsluiten op het moment dat het net begon.

Waarom niet oplossen vaak juist helpt

Hier zit het inzicht dat mij het meest heeft geholpen: als je iemand niet direct kunt helpen, is dat soms juist de bedoeling. Want wat die ander dan leert, is om comfortabel te worden met een tijdelijk oncomfortabel gevoel.

Dat is iets anders dan iemand laten zwemmen, want je laat hem niet alleen. Je blijft erbij en je blijft betrokken, en tegelijk neem je het ongemak niet weg. Je laat merken dat het er mag zijn, dat het geen noodsituatie is, en dat hij het aankan.

Wat ik daarbij regelmatig zie, is dat het antwoord zich daarna toch vrij snel aandient. Niet omdat jij het gaf, maar omdat er ruimte was om het zelf te vinden.

En ook voor jou als leider is het goed om even wat tijd te nemen voordat je met een oplossing komt. Niet omdat snel antwoorden fout is, maar omdat de eerste oplossing die bij je opkomt vaak hoort bij het probleem dat je dacht te horen, niet bij het probleem dat er werkelijk ligt.

Wat het gesprek van jou vraagt

Er is iets wat ik niet vaak hardop hoor zeggen, maar wat veel leidinggevenden herkennen als ik het noem: als iemand anders vastloopt, kan dat ook bij jou iets losmaken. Je voelt je verantwoordelijk en je vraagt je af of je het eerder had moeten zien, of je te veel hebt gevraagd, of het aan jou ligt.

Die vragen zijn menselijk en ze zeggen iets over hoe serieus je je rol neemt. Tegelijk kunnen ze in de weg zitten, want als jij met die onrust het gesprek in gaat, is de kans groter dat je gaat oplossen om jezelf gerust te stellen in plaats van om de ander verder te helpen.

Een eerlijke vraag aan jezelf, vooraf: wil ik dit oplossen voor hem, of wil ik dit ongemak kwijt voor mezelf? Beide mogen er zijn, maar het scheelt als je weet welke van de twee aan het stuur zit.

Niet weten is ongemakkelijk, en het is tegelijk het eerlijkste wat je in zo’n gesprek kunt zeggen. Wil je oefenen met gesprekken waarin je dat durft? Dat kan in de training Coachend Leiderschap.